Politique de confidentialité
Politique de confidentialité
PrizmaBooks offre des services de comptabilité aux entreprises. Cette politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi nous les recueillons et comment nous les protégeons. Elle couvre trois situations : la visite de ce site, nos services comptables et nos communications par texto (SMS).
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Saul Preza, CPA, fondateur, est responsable de la protection des renseignements personnels chez PrizmaBooks. Pour toute question ou demande : admin@prizmabooks.ca.
2. Visite de ce site
- Aucun témoin de suivi. Ce site n'utilise ni témoins (cookies) publicitaires, ni outil d'analyse, ni traceur.
- Données techniques. Comme pour tout site Web, notre hébergeur (Netlify) et notre service de polices de caractères (Google Fonts) reçoivent des données techniques, comme votre adresse IP, pour afficher la page.
- Prise de rendez-vous. Les rendez-vous sont pris sur Calendly. Vous y fournissez votre nom, votre adresse courriel et toute information que vous choisissez de partager. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour tenir l'appel et faire le suivi de votre demande. La politique de confidentialité de Calendly s'applique aux données saisies sur sa plateforme.
- Courriel et téléphone. Les renseignements que vous nous transmettez servent uniquement à vous répondre.
3. Services comptables
Renseignements auxquels nous accédons
Lorsque vous devenez client, nous accédons à votre entreprise dans QuickBooks Online : plan comptable, fournisseurs, codes de taxes, transactions bancaires, factures fournisseurs, écritures de journal et données de base de l'entreprise nécessaires à la connexion. Nous traitons aussi les documents que vous nous transmettez, comme vos reçus, factures et relevés, par votre dossier OneDrive partagé ou par courriel.
Utilisation
Ces renseignements servent exclusivement à vous rendre nos services : classer vos transactions, préparer les écritures pour révision par un CPA, inscrire les écritures approuvées dans QuickBooks Online, préparer vos déclarations de TPS/TVQ et effectuer les autres travaux convenus. Nous ne les utilisons jamais à des fins de publicité ou de marketing.
Automatisation et révision humaine
Nous utilisons un système d'automatisation interne (AutoBK) pour préparer les écritures. La classification automatisée est uniquement préparatoire : aucune écriture n'est inscrite dans votre QuickBooks Online sans avoir été révisée et approuvée par un CPA.
Fournisseurs de services
Vos renseignements transitent par les fournisseurs suivants, uniquement pour faire fonctionner nos services :
- Microsoft OneDrive et Outlook : réception sécurisée de vos documents.
- n8n : orchestration des flux de travail; ne sert pas au stockage à long terme.
- Airtable : suivi des documents, des fournisseurs et des transactions en attente de révision.
- API Claude d'Anthropic : utilisée de façon ponctuelle pour lire les factures et classer les fournisseurs, selon les conditions de traitement des données d'Anthropic.
- QuickBooks Online (Intuit) : la plateforme comptable où les écritures approuvées sont inscrites.
4. Communications par texto (SMS)
Si vous acceptez de recevoir des textos, nous recueillons votre numéro de cellulaire et le contenu des messages échangés avec votre personne-ressource chez PrizmaBooks. Ces renseignements servent uniquement à communiquer avec vous au sujet de votre dossier, par exemple pour des demandes de documents, des rappels d'échéances et des mises à jour.
Nous n'utilisons pas votre numéro à des fins de marketing. Votre numéro de cellulaire et votre consentement aux textos ne sont ni vendus, ni partagés avec des tiers ou des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Vous pouvez vous désabonner en tout temps en répondant STOP. Voir nos conditions d'utilisation des SMS.
5. Communication de renseignements
Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous communiquons des renseignements seulement :
- aux fournisseurs de services nommés ci-dessus, strictement pour rendre nos services;
- à Intuit (QuickBooks Online), comme l'exige la connexion à votre entreprise;
- lorsque la loi ou une procédure judiciaire valide l'exige;
- avec votre consentement explicite.
6. Traitement à l'extérieur du Québec
Certains de nos fournisseurs de services hébergent ou traitent des données à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Vos renseignements peuvent donc être soumis aux lois de ces territoires.
7. Conservation
Nous conservons vos renseignements le temps nécessaire pour vous rendre nos services et respecter nos obligations légales et professionnelles. Vos reçus et autres pièces justificatives sont conservés au moins six ans, comme l'exigent les autorités fiscales. Par la suite, ils sont supprimés ou anonymisés, sauf si la loi exige une conservation plus longue.
8. Sécurité
Nous appliquons des mesures de sécurité raisonnables, notamment des contrôles d'accès sur les systèmes nommés ci-dessus et un accès restreint aux identifiants. Seul le personnel autorisé de PrizmaBooks a accès à vos données comptables.
9. Vos droits
Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, en demander la rectification ou retirer votre consentement, en écrivant à admin@prizmabooks.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Vous pouvez aussi porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
10. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. Toute modification importante sera indiquée par une nouvelle date d'entrée en vigueur en haut de cette page.